Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Masalah adalah perbedaan antara situasi saat ini dengan target yang kita inginkan atau kita rencanakan.  Semua orang harus menjadi pemecah masalah (Problem Solvers). Pemecahan masalah sebaiknya menggunakan pendekatan secara tim.  

Timbulnya suatu masalah bersumber dari 7M yang bisa berasal dari satu M  atau beberapa M, yaitu :

1. Manusia : karena kurangnya pengetahuan atau pengalaman, mental, ketidakpedulian, stres, keadaan fisik, dan lain-lain.
2. Mesin : alat, karena tidak adanya perawatan, tidak dikalibrasi, spesifikasi mesin tidak sesuai dengan tugas, dan lain-lain.
3. Metode : cara kerja, karena tidak tertulis, tidak jelas, tidak terstandardisasi, tidak benar, dan lain-lain.
4. Material : bahan, karena tidak ada spesifikasi mutu, tidak sesuai spesifikasi, tidak ada penanganan bahan baku, dan lain-lain.
5. Media : berkaitan dengan tempat dan waktu, karena kurang penerangan, kebisingan yang berlebihan, tidak memperhatikan aspek keselamatan dan kesehatan, dan lain-lain
6. Motivasi : berhubungan dengan sikap kerja, tidak kreatif, tidak reaktif, tidak mau bekerja sama, hal ini disebabkan karena sistem balas jasa dan penghargaan yang kurang transparan atau terasa tidak adil.
7. Money : atau keuangan, karena ketiadaan dukungan keuangan yang memadai untuk memperlancar proyek peningkatan mutu yang direncanakan. 

Atau sederhananya seperti gambar tulang ikan berikut :

  

      Langkah-langkah penanganan masalah yang efektif :

1.      Mendefinisikan masalah secara tertulis, minimal 4 hal yang harus kita dapatkan, yaitu :

a.      Apa (What) akibat utama dari masalah itu ?

b.      Kapan (When) masalah terjadi?  Seberapa sering?

c.       Di mana (Where) masalah terjadi? Di dalam sistem, fasilitas, atau komponen?

2.      Buat diagram sebab akibat bertujuan untuk mendefinisikan akar masalah dan mencari penyebab yang tidak dapat dikendalikan tetapi dapat diperkirakan.

3.      Setiap akar penyebab dimasukkan ke dalam diagram sebab akibat sesuai dengan kategori 7M. Sedangkan penyebab yang tidak dapat dikendalikan dimasukkan dalam diagram dalam kategori tersendiri.

4.      Mendefinisikan tindakan atau solusi yang efektif :

a.      Pencegahan penyebab-penyebab muncul kembali.

b.      Tindakan yang dilakukan harus di bawah pengendalian kita.

c.       Pencapain tujuan dan target yang dicapai.

5.      Melaksanakan solusi atau tindakan yang diusulkan. Dalam menerapkan tindakannya harus jelas dimulai dari :

a.      Apa (What) tindakannya yang akan dilakukan

b.      Kapan (When) tindakan itu mulai dilakukan

c.       Di mana (Where) tindakan itu akan dilakukan

d.      Siapa (Who) yang bertanggung jawab dan yang melakukan tindakan tersebut?

e.      Mengapa (Why) tindakan itu yang harus didahulukan?

f.        Bagaimana (How) cara atau langkah tindakan itu dilakukan ?

g.      Berapa besar (How Much) manfaat  dan berapa biayanya jika tindakan tersebut kita lakukan.

6.      Lakukan standardisasi, antara lain buat dan atau revisi IK, prosedur, juga cara pemantauan atau pengukuran hasilnya.

Jenis-jenis Masalah

1.      Masalah yang diciptakan : yaitu menetapkan target kinerja yang meningkat terus-menerus, disebut juga masalah potensial dan baru akan menjadi masalah di masa yang akan datang.

2.      Masalah yang dirasakan : yaitu masalah yang berkaitan dengan upaya peningkatan.

3.      Masalah yang telah terjadi :  yaitu berkaitan dengan target / sasaran yang telah dibuat tetapi tidak tercapai (menyimpang dari standar).

Untuk menjadi pemecah masalah (Problem Solver) yang sukses :

1.      Jangan takut masalah, jika masalah sudah teratasi ciptakan target lainnya yang lebih menantang.

2.      Gunakan data hasil pengukuran, lakukan pengamatan, pahami fakta yang ada.

3.      Pelajari sistem manajemen.

4.      Tingkatkan kemampuan teknik.

5.      Jalankan langkah-langkah tindakan dengan sistematis.

6.      Buat keputusan setelah akar masalah sesungguhnya telah teridentifikasi.

7.      Jangan menyalahkan, lakukan pendekatan rasional.

8.      Kondisikan diri pada situasi dan waktu yang tepat untuk menyelesaikan masalah.

Terdapat beragam model langkah solusi masalah yang dapat dipakai dalam menyelesaikan masalah :

1.      Model Pemecahan Masalah 7 Langkah

2.      Model USE PDSA

3.      Model DMAIC (untuk perusahaan yang menerapkan program Lean Six Sigma)

4.      Model DMADV (yang berkaitan dengan Design for Six Sigma)