Demi Waktu

Di alam ini ada 3 dimensi pembentuknya, yaitu massa (berat), ruang, dan waktu. Dari 3 dimensi tersebut hanya 2 yang apabila hilang dapat kita buat atau cari kembali, tetapi waktu apabila telah hilang maka dia tidak bisa diganti. Untuk mengingat hal tersebut perlu kita jadikan catatan kalimat berikut ini.

”Waktu itu tidak berkembang biak, tidak memanjang, tidak berhenti, tidak kembali ke belakang, dan terus berjalan ke depan".
Kemudian dalam Al Quran juga Allah telah menyinggung tentang manfaat waktu, dan kerugian yang akan kita dapatkan bila menyia-yiakan waktu.

Allah subhanahu wa ta'ala berfirman:

وَالْعَصْرِ (1) إِنَّ الْإِنْسَانَ لَفِي خُسْرٍ (2) إِلَّا الَّذِينَ آَمَنُوا وَعَمِلُوا الصَّالِحَاتِ وَتَوَاصَوْا بِالْحَقِّ وَتَوَاصَوْا بِالصَّبْرِ (3(

"Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal sholeh dan nasehat menasehati supaya mentaati kebenaran dan nasehat menasehati supaya menetapi kesabaran". (QS. Al 'Ashr [103]: 1-3)

Jadi Apabila orang sanagt memperhatikan waktu akan memeiliki produktivitas dan keunggulan yang lebih baik untuk menghadapi persaingan.

 Produktivitas sangat berhubungan erat dengan waktu, semakin banyak orang menghasilkan sesuatu maka ia akan makin produktif, dan untuk menghasilkan seuatu yang baik dan terhindar dari kesalahan tentu orang yang telah membuat perencanaan dengan baik dan matang.

Jadi semakin baik orang mengelola waktu produktivitasnya juga makin baik.

Beberapa manajemen waktu agar produktivitas kita makin baik :

1. Tetapkan tujuan dan cita-cita hidup
2. Lakukan perencanaan
3. Tetapkan skala prioritas
4. Batasi rencana Anda
5. Luangkan waktu.

Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Masalah adalah perbedaan antara situasi saat ini dengan target yang kita inginkan atau kita rencanakan.  Semua orang harus menjadi pemecah masalah (Problem Solvers). Pemecahan masalah sebaiknya menggunakan pendekatan secara tim.  

Timbulnya suatu masalah bersumber dari 7M yang bisa berasal dari satu M  atau beberapa M, yaitu :

1. Manusia : karena kurangnya pengetahuan atau pengalaman, mental, ketidakpedulian, stres, keadaan fisik, dan lain-lain.
2. Mesin : alat, karena tidak adanya perawatan, tidak dikalibrasi, spesifikasi mesin tidak sesuai dengan tugas, dan lain-lain.
3. Metode : cara kerja, karena tidak tertulis, tidak jelas, tidak terstandardisasi, tidak benar, dan lain-lain.
4. Material : bahan, karena tidak ada spesifikasi mutu, tidak sesuai spesifikasi, tidak ada penanganan bahan baku, dan lain-lain.
5. Media : berkaitan dengan tempat dan waktu, karena kurang penerangan, kebisingan yang berlebihan, tidak memperhatikan aspek keselamatan dan kesehatan, dan lain-lain
6. Motivasi : berhubungan dengan sikap kerja, tidak kreatif, tidak reaktif, tidak mau bekerja sama, hal ini disebabkan karena sistem balas jasa dan penghargaan yang kurang transparan atau terasa tidak adil.
7. Money : atau keuangan, karena ketiadaan dukungan keuangan yang memadai untuk memperlancar proyek peningkatan mutu yang direncanakan. 

Atau sederhananya seperti gambar tulang ikan berikut :

  

      Langkah-langkah penanganan masalah yang efektif :

1.      Mendefinisikan masalah secara tertulis, minimal 4 hal yang harus kita dapatkan, yaitu :

a.      Apa (What) akibat utama dari masalah itu ?

b.      Kapan (When) masalah terjadi?  Seberapa sering?

c.       Di mana (Where) masalah terjadi? Di dalam sistem, fasilitas, atau komponen?

2.      Buat diagram sebab akibat bertujuan untuk mendefinisikan akar masalah dan mencari penyebab yang tidak dapat dikendalikan tetapi dapat diperkirakan.

3.      Setiap akar penyebab dimasukkan ke dalam diagram sebab akibat sesuai dengan kategori 7M. Sedangkan penyebab yang tidak dapat dikendalikan dimasukkan dalam diagram dalam kategori tersendiri.

4.      Mendefinisikan tindakan atau solusi yang efektif :

a.      Pencegahan penyebab-penyebab muncul kembali.

b.      Tindakan yang dilakukan harus di bawah pengendalian kita.

c.       Pencapain tujuan dan target yang dicapai.

5.      Melaksanakan solusi atau tindakan yang diusulkan. Dalam menerapkan tindakannya harus jelas dimulai dari :

a.      Apa (What) tindakannya yang akan dilakukan

b.      Kapan (When) tindakan itu mulai dilakukan

c.       Di mana (Where) tindakan itu akan dilakukan

d.      Siapa (Who) yang bertanggung jawab dan yang melakukan tindakan tersebut?

e.      Mengapa (Why) tindakan itu yang harus didahulukan?

f.        Bagaimana (How) cara atau langkah tindakan itu dilakukan ?

g.      Berapa besar (How Much) manfaat  dan berapa biayanya jika tindakan tersebut kita lakukan.

6.      Lakukan standardisasi, antara lain buat dan atau revisi IK, prosedur, juga cara pemantauan atau pengukuran hasilnya.

Jenis-jenis Masalah

1.      Masalah yang diciptakan : yaitu menetapkan target kinerja yang meningkat terus-menerus, disebut juga masalah potensial dan baru akan menjadi masalah di masa yang akan datang.

2.      Masalah yang dirasakan : yaitu masalah yang berkaitan dengan upaya peningkatan.

3.      Masalah yang telah terjadi :  yaitu berkaitan dengan target / sasaran yang telah dibuat tetapi tidak tercapai (menyimpang dari standar).

Untuk menjadi pemecah masalah (Problem Solver) yang sukses :

1.      Jangan takut masalah, jika masalah sudah teratasi ciptakan target lainnya yang lebih menantang.

2.      Gunakan data hasil pengukuran, lakukan pengamatan, pahami fakta yang ada.

3.      Pelajari sistem manajemen.

4.      Tingkatkan kemampuan teknik.

5.      Jalankan langkah-langkah tindakan dengan sistematis.

6.      Buat keputusan setelah akar masalah sesungguhnya telah teridentifikasi.

7.      Jangan menyalahkan, lakukan pendekatan rasional.

8.      Kondisikan diri pada situasi dan waktu yang tepat untuk menyelesaikan masalah.

Terdapat beragam model langkah solusi masalah yang dapat dipakai dalam menyelesaikan masalah :

1.      Model Pemecahan Masalah 7 Langkah

2.      Model USE PDSA

3.      Model DMAIC (untuk perusahaan yang menerapkan program Lean Six Sigma)

4.      Model DMADV (yang berkaitan dengan Design for Six Sigma)

TQM

TQM adalah suatu konsep manajemen mutu yaitu adanya kemauan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus (Continuous Improvement) dengan melibatkan semua karyawan untuk mencapai kualitas yang excellent melalui proses manajemen.

Menunjukkan strategi organisasional secara keseluruhan yang melibatkan semua jenjang dan jajaran manajemen serta karyawan, setiap orang terlibat dalam TQM. Tidak ditujukan kepada pengguna akhir atau pembeli saja, tetapi pelanggan internal, pemasok bahkan personalia yang mendukung. Kualitas bukan hanya produk bebas cacat saja, tetapi TQM lebih menekankan pada pelayanan kualitas. Manajemen dalam TQM adalah pendekatan manajeman, BUKAN pendekatan teknis pengendalian kualitas yang sempit. Pendekatan TQM sangat berorientasi pada manajemen orang. Dalam implementasinya TQM mensyaratkan berbagai perubahan organisasional dan manajerial total dan fundamental, mencakup visi, misi, orientasi dan manajemen vital lainnya.

Dalam TQM memiliki 2 sisi kualitas, yaitu
 Hard Side Quality,

Yaitu semua upaya memperbaiki proses produksi, muali dari  desain produk sampai penggunaan alat-alat pengendalian seperti : Quality Fuction Manajement, Just In Time, Statistical Process Control, dan perubahan organisasional lainnya (antara lain Struktur Organisasi, budaya organisasi) diharapkan dapat meningkatkan kualitas produk dan pada akhirnya akan memuaskan kebutuhan pelanggan.
Soft Side Quality

Yaitu lebih berfukus pada upaya menciptakan kesadaran karyawan arti pentingnya kepuasan pelanggan dan menumbuhkan komitmen karyawan untuk memperbaiki kualitas. Upaya tersebut  biasanya dilakukan dengan pendidikan dan pelatihan yang mendukung, pendekatan sistem penggajian yang mendukung, struktur kerja.

SMART

Sesuai dengan arti katanya SMART artinya pintar atau jenius. Berarti dalam membuat perencanaan kita harus menggunakan prinsip SMART dalam arti yang sebenarnya dan juga dalam artian sesuai singkatan katanya. Seperti uraian berikut ini :

Specific / Spesifik

Istilah pertama menekankan kebutuhan untuk tujuan tertentu atas dan terhadap yang lebih umum. Ini berarti tujuannya adalah jelas dan tidak ambigu. Untuk membuat tujuan yang spesifik, harus tahu persis apa yang diharapkan, mengapa itu penting, siapa yang terlibat, di mana itu akan terjadi.

Tujuan spesifik biasanya akan menjawab lima "W" pertanyaan:

• What : Apa yang ingin saya capai?
•  Why: Alasan khusus, tujuan atau manfaat untuk mencapai tujuan.
• Who: Siapa yang terlibat?
• Where: Identifikasi lokasi.
• Which: Identifikasi kebutuhan dan kendala.

Measurable / Terukur

Istilah kedua menekankan perlunya kriteria nyata untuk mengukur kemajuan dalam mencapai tujuan. Inti di balik ini adalah jika tujuan tidak terukur, tidak mungkin mengetahui apakah telah membuat kemajuan ke arah penyelesaian yang diinginkan. Mengukur kemajuan untuk membantu agar tetap di jalur, mencapai waktu sasaran, dan memacu pada upaya lanjutan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir.

Tujuan yang terukur biasanya akan menjawab pertanyaan seperti:

• Berapa banyak?
• Bagaimana saya tahu kapan itu dilakukan?

Achievable / Dapat Dicapai

Istilah ketiga menekankan pentingnya tujuan yang dapat dicapai, tidak ekstrim. Artinya tujuan tidak jauh dari jangkauan atau di bawah kinerja standar. Ketika kita mengidentifikasi tujuan yang paling penting adalah mencari cara agar dapat membuat  menjadi kenyataan. Kembangkan sikap, kemampuan, keterampilan, dan kemampuan keuangan untuk menjangkaunya.

Sebuah tujuan yang dapat dicapai biasanya akan menjawab pertanyaan:

·         Caranya: Bagaimana tujuan dicapai?

Relevant / Relevan

Istilah keempat menekankan pentingnya memilih yang penting. Sebuah sasaran mungkin Spesifik, Terukur targetnya, dan Timely, tetapi tidak memiliki Relevansi, contoh : seorang ahli gambar ditargetkan membuat roti bakar 50 porsi dalam waktu 3 jam.

Tujuan yang relevan akan mendorong tim, departemen, dan organisasi ke depan. Tujuan yang mendukung atau sejalan dengan tujuan lain akan dianggap sebagai tujuan yang relevan.

Tujuan yang relevan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan kata YA :

• Apakah ini  bermanfaat?
• Apakah ini waktu yang tepat?
• Apakah ini cocok dengan upaya / kebutuhan kami?
• Apakah Anda orang yang tepat?

Timely / Kerangka Waktu

Istilah kelima menekankan pentingnya kerangka waktu, memberikan target waktu. Komitmen untuk tenggat waktu membantu memfokuskan upaya pada penyelesaian tujuan pada atau sebelum tanggal jatuh tempo. Tujuan kerangka waktu ini dimaksudkan untuk membangun rasa urgensi.

Tujuan terikat waktu biasanya akan menjawab pertanyaan:

• Kapan?
• Apa yang bisa saya lakukan 3 ke depan?
• Apa yang bisa saya lakukan 5 minggu dari sekarang?
• Apa yang dapat saya lakukan saat ini?

Pengorganisasian dan Pengelolaan SDM

Pengorganisasian dan Pengelolaan SDM adalah pengelolaan manusia yang akan menjadi pelaku utama dalam menjalankan usaha. Faktor lain dalam usaha menjadi tidak ada artinya tanpa adanya manusia. Jadi dalam hal ini pengorganisasian dan pengelolaan SDM paling penting dalam pengelolaan usaha. Karena manusia adalah mahluk social, artinya membutuhkan orang lain, maka agar dapat bekerja sama dan dapat mencapai tujuan dari usaha maka diperlukan organisasi.

 

Dalam Struktur Organisasi harus dapat menggambarkan hal hal berikut :

1. Mendukung tercapainya tujuan atau operasional, struktur organisasi tersebut harus juga menggambarkan sistem dan mekanisme koordinasi, uraian pekerjaan, kelompok kerja, tim dan tugas khusus, termasuk tanggung jawab dan wewenang.
2. Memberikan kejelasan tentang kejelasan karyawan apa yang diharapkan dari hasil kerjanya. Untuk itu diperlukan Prosedur, Intruksi Kerja, balas Jasa, Sanksi, dan sistem penilaian lainnya.
3. Membantu proses pengambilan keputusan, Struktur organisasi dapat membimbing para pengambil keputusan untuk memperoleh informasi yang relevan, baik sumber, waktu dan keakuratan datanya.

Jika Dalam Struktur organisasi tidak dapat menggambarkan point-point di atas, maka tujuan-tujuan sesuai point diatas tidak akan tercapai secara maksimal, atau bahkan membuat usaha yang dibangun menjadi kacau. Karena manusia akan cenderung menjalankan sesuatu sesuai kehendaknya masing-masing.

Strategi Pemasaran

Ada beberapa strategi pemasaran yang bisa dilakukan pengusaha atau produsen, antara lain :

     1. Menembus pasar, hal ini bisa dilakukan jika masih banyak sasaran pembeli yang belum terjangkau oleh produk atau barang yang kita produksi. Dengan kata lain strategi ini adalah meningkatkan penjualan. Cara yang dapat dilakukan yaitu meningkatkan promosi, menambah barang atau jasa, menambah lokasi dan staf penjualan, dll.
      2. Mengembangkan pasar, cara ini dilakukan jika pasar yang ada sekarang ini sudah jenuh atau sudah habis, dan kita perlu mencari sasaran pembeli baru dengan tetap menawarkan produk atau jasa yang ada. Cara yang dapat kita lakukan yaitu memperluas pasar yang tadinya sekitar Jakarta, menjadi Sekitar Jawa, atau merambah Sumatra, atau mulai merambah pasar ekspor.
      3. Pengembangan produk, cara ini kita lakukan jika pembeli yang ada mulai bosan atau pembeli membutuhkan produk/jasa lain dan kita pun harus merubah barang atau jasa yang akan kita tawarkan. Cara yang bisa kita lakukan, semula produk kita hanya bengkel motor, di kembangkan menjadi bengkel mobil, atau pencuciam  mobil, dll.
      4. Melakukan Diversifikasi, Strategi ini merupakan pengembangan produk yang masih berhubungan dengan produk lama dan ditawarkan pada pasar yang baru. Strategi ini efektif untuk memanfaatkan relung pasar atau kelompok pasar yang sebelumnya terabaikan.
     5. Menerapkan biaya murah, strategi ini didasarkan pada biaya input yang rendah sehingga akan menghasilkan produk atau jasa yang murah juga. Strategi ini dapat dilakukan antara lain :

a.       Produksi massal dengan memakai alat tepat guna.

b.      Distribusi  yang murah, menggunakan saluran distribusi yang pendek, dan sistem pembayaran yang fleksibel.

c.       Pemilihan lokasi yang tepat, penerapan disiplin kerja, menggunakan tenaga kerja yang professional, dll.

d.      Bahan baku atau input yang murah, bisa dilakukan dengan mencari alternative bahan baku, memangkas saluran distribusi, mencari supplier, melakukan negosiasi, dll.

      6. Memfokuskan pada pasar, Strategi ini dilakukan dengan cara memberikan pelayanan pada pelanggan khusus, dan pembelinya harus ditentukan dengan jelas, agar menjadi efektif dan efisien serta tidak menguras energi kita..

Contoh : Membuat ruang café khusus perokok, memberikan fasilitas due date yang lebih lama pada pelanggan dengan omset > 100 juta, dll.
7. Melakukan Diferensiasi, strategi ini berkonsentrasi pada pada produk atau jasa baru dan berbeda dengan yang lain. Strategi ini bisa diberlakukan jika produk atau jasa tidak sensitive terhadap harga. Beberapa strategi yang dapat dilakukan :

a.       Menciptakan citra atau branded terhadap barang atau jasa.

b.      Menggunakan teknologi baru  atau berbeda.

c.       Menampilkan produk atau jasa yang berbeda.

d.    Menggunakan jalur distribusi yang berbeda, dll