Timbulnya suatu masalah bersumber
dari 7M yang bisa berasal dari satu M atau beberapa M, yaitu :
Manusia : karena kurangnya pengetahuan atau pengalaman, mental, ketidakpedulian, stres, keadaan fisik, dan lain-lain.
Mesin : alat, karena tidak adanya perawatan, tidak dikalibrasi, spesifikasi mesin tidak sesuai dengan tugas, dan lain-lain.
Metode : cara kerja, karena tidak tertulis, tidak jelas, tidak terstandardisasi, tidak benar, dan lain-lain.
Material : bahan, karena tidak ada spesifikasi mutu, tidak sesuai spesifikasi, tidak ada penanganan bahan baku, dan lain-lain.
Media : berkaitan dengan tempat dan waktu, karena kurang penerangan, kebisingan yang berlebihan, tidak memperhatikan aspek keselamatan dan kesehatan, dan lain-lain
Motivasi : berhubungan dengan sikap kerja, tidak kreatif, tidak reaktif, tidak mau bekerja sama, hal ini disebabkan karena sistem balas jasa dan penghargaan yang kurang transparan atau terasa tidak adil.
Money : atau keuangan, karena ketiadaan dukungan keuangan yang memadai untuk memperlancar proyek peningkatan mutu yang direncanakan.
Atau
sederhananya seperti gambar tulang ikan berikut :
Langkah-langkah
penanganan masalah yang efektif :
1. Mendefinisikan
masalah secara tertulis, minimal 4 hal yang harus kita dapatkan, yaitu :
a. Apa (What)
akibat utama dari masalah itu ?
b. Kapan (When) masalah terjadi?
Seberapa sering?
c. Di mana
(Where) masalah terjadi? Di dalam
sistem, fasilitas, atau komponen?
2. Buat diagram sebab akibat bertujuan untuk mendefinisikan
akar masalah dan mencari penyebab yang tidak dapat dikendalikan tetapi dapat
diperkirakan.
3. Setiap akar
penyebab dimasukkan ke dalam diagram
sebab akibat sesuai dengan kategori
7M. Sedangkan penyebab yang tidak dapat dikendalikan dimasukkan dalam diagram
dalam kategori tersendiri.
4. Mendefinisikan
tindakan atau solusi yang efektif :
a. Pencegahan
penyebab-penyebab muncul kembali.
b. Tindakan
yang dilakukan harus di bawah pengendalian kita.
c. Pencapain
tujuan dan target yang dicapai.
5. Melaksanakan
solusi atau tindakan yang diusulkan.
Dalam menerapkan tindakannya harus jelas dimulai dari :
a. Apa (What)
tindakannya yang akan dilakukan
b. Kapan (When) tindakan itu mulai dilakukan
c. Di mana
(Where) tindakan itu akan dilakukan
d. Siapa (Who)
yang bertanggung jawab dan yang melakukan tindakan tersebut?
e. Mengapa
(Why) tindakan itu yang harus didahulukan?
f.
Bagaimana (How) cara atau langkah tindakan itu dilakukan ?
g. Berapa besar (How Much) manfaat dan berapa biayanya jika tindakan tersebut
kita lakukan.
6. Lakukan
standardisasi, antara lain buat dan atau revisi IK, prosedur, juga cara
pemantauan atau pengukuran hasilnya.
Jenis-jenis
Masalah
1. Masalah yang diciptakan : yaitu menetapkan target
kinerja yang meningkat terus-menerus,
disebut juga masalah potensial dan baru
akan menjadi masalah di masa yang akan datang.
2. Masalah yang dirasakan : yaitu masalah yang
berkaitan dengan upaya peningkatan.
3. Masalah yang telah terjadi : yaitu berkaitan dengan target / sasaran yang
telah dibuat tetapi tidak tercapai (menyimpang dari standar).
Untuk
menjadi pemecah masalah (Problem Solver) yang sukses :
1. Jangan takut
masalah, jika masalah sudah teratasi ciptakan target lainnya yang lebih
menantang.
2. Gunakan data
hasil pengukuran, lakukan pengamatan, pahami
fakta yang ada.
3. Pelajari
sistem manajemen.
4. Tingkatkan
kemampuan teknik.
5. Jalankan langkah-langkah tindakan dengan sistematis.
6. Buat
keputusan setelah akar masalah sesungguhnya telah teridentifikasi.
7. Jangan
menyalahkan, lakukan pendekatan rasional.
8. Kondisikan
diri pada situasi dan waktu yang tepat untuk menyelesaikan masalah.
Terdapat beragam model langkah solusi masalah yang dapat
dipakai dalam menyelesaikan masalah :
1. Model
Pemecahan Masalah 7 Langkah
2. Model USE
PDSA
3. Model DMAIC
(untuk perusahaan yang menerapkan program Lean Six Sigma)
4. Model DMADV
(yang berkaitan dengan Design for Six Sigma)
